Haagská úmluva o apostile

Má-li být v cizím státě uznána veřejná listina, kterou vydal nebo ověřil v rámci své pravomoci a působnosti orgán ČR, nebo která byla před ním podepsána (dále „listina“), je ve většině států nutné, aby tato listina byla tzv. superlegalizována. Existují však výjimky, kdy superlegalizace není požadována, a to v důsledku Úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin (označované také jako „Úmluva o Apostile“) a některých dvoustranných mezinárodních smluv o právní pomoci nebo přímo použitelných právních předpisech Evropské unie.

Apostila slouží k doložení pravosti úředního razítka a podpisu na veřejné listině, kterou vydal nebo ověřil orgán či osoba v rámci své pravomoci. To znamená, že se ověřuje autenticita vydávajícího orgánu nebo osoby, nikoliv obsahu listiny. Tímto způsobem se ověřují pouze veřejné listiny (např. výpis z obchodního či živnostenského rejstříku, notářsky ověřené kopie, notářské doložky ověřující podpis určité osoby, apod.).Soukromé listiny, jako např. neověřené kopie veřejných listin nebo plná moc bez ověřeného podpisu, nejsou ověřovány pomocí apostily.

ÚMLUVA O APOSTILE
o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin

Seznam zemí naleznete zde.

Signatářské státy této úmluvy,
přejíce si zrušit požadavek diplomatického nebo konzulárního ověřování cizích veřejných listin,
rozhodly se uzavřít k tomuto účelu úmluvu a dohodly se na těchto ustanoveních:

Článek 1

Úmluva se vztahuje na veřejné listiny, které byly vyhotoveny na území jednoho smluvního státu a mají se předložit na území jiného smluvního státu.
Pro účely této úmluvy se za veřejné listiny považují
a) listiny vydané soudním orgánem státu nebo justičním pracovníkům včetně listin vydaných veřejným žalobcem, vyšším soudním úředníkem nebo procesním doručovatelem (“huissier de justice”),
b) správní listiny,
c) notářské písemnosti,
d) úřední osvědčení, které se umísťují na listiny podepsané soukromými osobami, jako jsou úřední osvědčení potvrzující registraci listiny nebo skutečnost, že listina existovala v určitém čase, a úřední a notářské osvědčení podpisů.
Úmluva se však nevztahuje na
a) listiny vydané diplomatickými nebo konzulárními úředníky,
b) správní listiny týkající se přímo obchodních nebo celních činností.

Článek 2

Žádný smluvní stát nebude vyžadovat ověření listin, na které se vztahuje tato úmluva a které mají být použity na jeho území. Pro účely této úmluvy pojem “vyšší ověření” označuje pouze formální náležitost, v jejímž rámci diplomatičtí nebo konzulární úředníci země, v níž má být listina použita, ověřují hodnověrnost podpisu, funkce osoby, která listinu podepsala, a případně pravost pečeti nebo razítka na listině .

Článek 3

Jedinou formální náležitost, kterou lze požadovat pro účely potvrzení hodnověrnosti podpisu, funkce osoby, která listinu podepsala, a případně pravosti pečeti nebo razítka na listině, je připojení osvědčení podle článku 4 vydaného příslušným orgánem státu, z něhož listina pochází.
Náležitost uvedenou v předchozím odstavci však nelze požadovat, pokud ji právní řád nebo platná praxe ve státě, v němž je listina předkládá, nebo dohoda mezi dvěma nebo více státy zrušily nebo zjednodušily nebo vyňali listinu z požadavku ověřování.

Článek 4

Osvědčení podle článku 3 odst. 1 se umístí přímo na listině nebo na jejím nastavení (“allong”) v podobě uvedené v příloze úmluvy.
Může se však vyhotovit v úředním jazyce orgánu, který ho vydává. Předtisk osvědčení může být současně i v dalším jazyce. Název “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” musí být ve francouzštině.

Článek 5

Osvědčení se vydává na žádost osoby, která listinu podepsala, nebo na žádost jejího předkladatele.
Pokud je certifikát řádně vyplněno, osvědčuje hodnověrnost podpisu, funkci osoby, která listinu podepsala, a případně pravost pečeti nebo razítka na listině.
Podpis, pečeť nebo otisk razítka na osvědčení jsou vyňaty z jakéhokoli ověření.

Článek 6

Každý smluvní stát určí orgány oprávněné vydávat osvědčení podle článku 3 odst. 1 a uvede jejich oficiální postavení.
Takové určení oznámí stát Ministerstvu zahraničních věcí Nizozemského království při uložení ratifikační listiny nebo listiny o přístupu, nebo prohlášení o rozšíření. Oznámí i jakoukoliv změnu určených orgánů.

Článek 7

Každý z orgánů určených podle článku 6 vede rejstřík nebo kartotéku, ve které eviduje vydané osvědčení s uvedením
a) čísla a data osvědčení,
b) jména osoby, která podepsala veřejnou listinu, a postavením, v němž vystupovala, nebo v případě nepodepsané listiny orgánu, který listinu opatřil pečetí nebo razítkem.
Na žádost zúčastněné osoby orgán, který vydal osvědčení, potvrdí, zda údaje v osvědčení shodují s údaji uvedenými v registru nebo v kartotéce.

Článek 8

Pokud smlouva, úmluva nebo dohoda uzavřená mezi dvěma nebo více smluvními státy obsahuje ustanovení, která upravují požadavky na ověřování podpisů, pečetí nebo nálepek, nahradí tato úmluva taková ustanovení pouze tehdy, pokud tyto požadavky jsou přísnější než požadavky podle článků 3 a 4.

Článek 9

Každý smluvní stát přijme nezbytná opatření, aby zabránil provádění vyšších ověření svými diplomatickými nebo konzulárními úradníkmiv případech, kdy tato úmluva určuje výjimku z ověření.

Článek 10

Úmluva je otevřena k podpisu státům, které byly přítomny na devátém zasedání Haagské konference mezinárodního práva soukromého, a Islandu, Irsku, Lichtenštejnsku a Turecku.
Úmluva podléhá ratifikaci a ratifikační listiny budou uloženy na Ministerstvu zahraničních věcí Nizozemského království.

Článek 11

Úmluva vstoupí v platnost šedesátý den po uložení třetí ratifikační listiny podle článku 10 odst. 2.
Úmluva vstoupí v platnost pro každý stát, který ratifikuje později, šedesátý den po uložení jeho ratifikační listiny.

Článek 12

Každý stát neuvedený v článku 10 může k úmluvě přistoupit po vstupu úmluvy v platnost podle prvního odstavce článku 11. Listina o přístupu bude uložena na Ministerstvu zahraničních věcí Nizozemského království.
Přístup vstoupí v platnost pouze ve vztahu mezi přistupujícím státem a těmi smluvními státy, které nevznesly výhradu k jeho přístupu do šesti měsíců po obdržení oznámení podle článku 15 písm. d). Takové námitky se oznámí Ministerstvu zahraničních věcí Nizozemského království.
Úmluva vstoupí v platnost mezi přistupujícím státem a státy, které nevznesly výhradu k jeho přístupu, šedesátý den po uplynutí období šesti měsíců uvedeného v předchozím odstavci.

Článek 13

Každý stát může při podpisu, ratifikaci nebo přístupu prohlásit, že úmluva se použije ve vztahu ke všem územním celkem, za jejichž zahraniční vztahy odpovídá, nebo jen k jednomu územnímu celku, nebo k několika z nich. Toto prohlášení vstoupí v platnost dnem vstupu Úmluvy pro tento stát.
Každé takové prohlášení učiněné později třeba oznámit Ministerstvu zahraničních věcí Nizozemského království. Pokud prohlášení o rozšíření udělá stát, který Úmluvu podepsal a ratifikoval, úmluva vstoupí v platnost pro všechny tyto územní celky podle článku 11. Pokud prohlášení o rozšíření udělá stát, který k úmluvě přistoupil, vstoupí úmluva v platnost pro všechny tyto územní celky podle článku 12.

Článek 14

Úmluva zůstává v platnosti pět let ode dne jeho vstupu v platnost podle článku 11 odst. 1 i pro státy, které ji ratifikovaly nebo k ní přistoupily později.
Pokud nebyl vypovězen, prodlouží se jeho platnost automaticky o dalších pět let.
Výpověď se doručí Ministerstvu zahraničních věcí Nizozemského království nejméně šest měsíců před skončením pětiletého období.
Výpověď může být omezena pouze na některé z územních celků, na které se úmluva vztahuje.
Výpověď vstoupí v platnost pouze ve vztahu ke státu, který výpověď oznámil. Pro ostatní smluvní státy zůstane úmluva v platnosti.

Článek 15

Ministerstvo zahraničních věcí Nizozemského království oznámí státům uvedeným v článku 10 a státům, které přistoupily podle článku 12,
a) oznámení podle článku 6 odst. 2,
b) podpisy a ratifikace podle článku 10,
c) datum vstupu v platnost úmluvy podle článku 11 odst. 1,
d) přístupy a námitky podle článku 12 a datum nabytí platnosti takových přístupů,
e) prohlášení o rozšíření podle článku 13 a datum nabytí jejich platnosti,
f) výpovědi podle článku 14 odst. 3.

Na důkaz toho podepsaní, řádně k tomu zmocněni, podepsali tuto úmluvu.

Dáno v Haagu 5. října 1961 ve francouzském a anglickém jazyce, přičemž francouzské znění má přednost v případě rozdílu mezi oběma zněními, v jednom vyhotovení, které bude uloženo v archivu vlády Nizozemského království a jehož ověřený opis bude diplomatickou cestou zašle každému státu přítomnému na devátém zasedání Haagské konference mezinárodního práva soukromého a Islandu, Irsku, Lichtenštejnsku a Turecku.